Urząd Gminy w Będzinie
76-037 Będzino 19

Funkcję Sekretarza sprawuje: Anna Janiuk
Podległość: Sekretarz podlega bezpośredni Wójtowi
tel: +48 94 31 62 530
e-mail: sekretarz [at] bedzino.pl
Miejsce przyjmowania interesantów:
Piętro II, pokój nr 17

Sekretarz zapewnia prawidłową organizację pracy Urzędu oraz warunki jego działania i w tym zakresie nadzoruje działalność wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu.

Kompetencje i zadania Sekretarza:

1. Organizowanie pracy Urzędu oraz zapewnienie sprawnego jego funkcjonowania, a w szczególności:

a) Sprawowanie nadzoru w zakresie organizacji pracy i sprawnego wykonywania zadań,
b) Nadzorowanie terminowości i jakości załatwianych spraw,
c) Nadzorowanie przestrzegania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych,
d) Zapewnienie warunków technicznych koniecznych do zachowania tajemnicy państwowej i służbowej,
e) Zapewnienie warunków koniecznych do pracy Rady Gminy,
f) Nadzorowanie spraw dotyczących przeprowadzania wyborów do organów przedstawicielskich,

2. Organizowanie systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie oraz koordynacja kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych,
3. Koordynowanie działań związanych z prawidłową realizacją spraw obywatelskich,
4. Organizowanie sprawnego przepływu informacji i dokumentów w Urzędzie i pomiędzy Urzędem a gminnymi jednostkami organizacyjnymi,
5. Nadzorowanie stanowisk pracy, w zakresie obsługi obywateli,
6. Dysponowanie mieniem Urzędu i środkami niezbędnymi do sprawnego funkcjonowania Urzędu,
7. Prowadzenie spraw Gminy powierzonych przez Wójta,
8. Wykonywanie w imieniu Wójta obowiązków administratora danych osobowych w Urzędzie,
9. Pełnienie roli koordynatora w przypadku podjęcia wspólnych działań przez kilka stanowisk pracy.

  Sekretarz Gminy sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą stanowisk pracy:

1. Mateusz Dębowski - samodzielne stanowisko ds. rady gminy, 94 31 62 539  m.debowski [at] bedzino.pl
2. Beata Krasowska - samodzielne stanowisko ds. umów i zamówień publicznych, 94 31 62 544, k.beata [at] bedzino.pl
3. Maciej Ksiądz - samodzielne stanowisko ds. kadr i płac, 94 31 62 548, m.ksiadz [at] bedzino.pl
4. Wioletta Mróz - samodzielne stanowisko ds. ewidencji działalności gospodarczej,  94 31 62 530, ug [at] bedzino.pl
5. Katarzyna Myrga - sekretarka 94 31 62 530, ug [at] bedzino.pl
6. Maria Polańska - referent ds. archiwum, 94 31 62 530, ug [at] bedzino.pl
7. Tomasz Zwierzyński - samodzielne stanowisko ds. informatycznych, 94 31 62 545, informatyk [at] bedzino.pl
8. Paweł Żurawski - pomoc administracyjna, 94 31 62 538, ug [at] bedzino.pl

Godziny urzędowania:
poniedziałek, wtorek, środa, piątek 7:00-15:00, czwartek 8:00-16:00
Miejsce przyjmowania interesantów:
- parter pokój nr 5 - umowy i zamówienia publiczne,
- parter - punkt obsługi klienta
- II piętro pokój nr 12 - ewidencja działalności gospodarczej,
- I piętro - sekretariat urzędu

Do podstawowych zadań należy zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, prowadzenie całości spraw związanych z obsługą Urzędu w zakresie zapewnienia materiałowo-technicznych warunków pracy Urzędu, a w szczególności:

1. Realizacja zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:
1) opracowywanie projektów statutu i regulaminów oraz innych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu,
2) Koordynacja działalności komórek organizacyjnych w zakresie określonym przez Kierownictwo Urzędu,
3) Nadzorowanie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie,
4) Prowadzenie zbiorczej ewidencji udzielonych pracownikom upoważnień i pełnomocnictw,
5) Obsługa sekretariatu Wójta Gminy, Zastępcy i Sekretarza.
2. Przygotowywanie posiedzeń Wójta Gminy, Zastępcy i Sekretarza.
3. Prowadzenie rejestru zarządzeń i poleceń Wójta oraz poleceń Sekretarza Gminy
4. Prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Urzędu.
5. Prowadzenie spraw kadrowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych z wyłączeniem kierowników przedszkoli, szkół i placówek oświatowo-wychowawczych.
6. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu i uprawnionych członków ich rodzin oraz emerytów i rencistów - byłych pracowników Urzędu.
7. Realizowanie zadań dotyczących organizacji i załatwiania skarg i wniosków mieszkańców.
8. Prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjnej prawidłowego przeprowadzenia wyborów: Prezydenta Rzeczypospolitej, do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej oraz do Parlamentu Europejskiego, wyborów samorządowych, referendum ogólnokrajowego lub gminnego.
9. Koordynacja zadań dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie oraz dostępu do informacji publicznych
10. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Koszalinie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy.
11. Prowadzenie kancelarii – zapewnienie obsługi pocztowej i kurierskiej, ewidencja korespondencji wpływającej i wychodzącej z Urzędu.
12. Zapewnienie łączności telefonicznej i telefaksowej.
13. Techniczna obsługa spotkań, obrad sesji i komisji Rady Gminy oraz innych uroczystości:
a) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
b) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,
c) przekazywanie za pośrednictwem Sekretariatu korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
d) przygotowanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
e) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, a także jej komisji,
f) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań Rady i jej komisji,
g) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady, komisji Rady,
h) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez Radnych,
i) wykonywanie poleceń Przewodniczącego Rady Gminy w zakresie organizacji pracy Rady Gminy,
j) prowadzenie zbioru dokumentów z kontroli zewnętrznych Urzędu
k) prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwianiem interpelacji i zapytań radnych.
18. Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem orderów i odznaczeń, wyróżnień oraz medalu „Zasłużony dla Gminy Będzino”.
19. Zapewnienie utrzymania czystości w obiektach, dbałość o ich estetykę.
20. Prowadzenie archiwum Urzędu i całości spraw związanych z jego funkcjonowaniem.
21. Udzielanie informacji klientom o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie (Biuro Obsługi Klienta).
22. Prowadzenie listy obecności oraz książek wyjść w godzinach pracy w sprawach służbowych i osobistych, wyjazdów służbowych oraz obecności w Urzędzie poza godzinami pracy
23. Prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
24. Zapewnienie warunków do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,
25. Ewidencja działalności gospodarczej,
26. Ewidencja miejsc noclegowych,
1) Pozyskiwanie dodatkowych środków finansowych pochodzących z programów pomocowych i funduszy wspierających,
2) Monitoring rozliczania projektów, które otrzymały dofinansowanie z programów Unii Europejskiej oraz innych programów pomocowych
26. Opracowywanie Strategii Rozwoju Gminy, Programów Odnowy Miejscowości i ich aktualizacja,
27. Przygotowywanie i nadzór nad stroną internetową Urzędu – www.bedzino.pl
28. Przygotowywanie i zabezpieczanie w materiały promocyjne uczestnictwa Kierownictwa Urzędu w uroczystościach, spotkaniach i konferencjach
29. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z informatyzacją Urzędu Gminy, a w szczególności:
1) Budowa zintegrowanego systemu informatycznego w Urzędzie Gminy Będzino:
a) analiza potrzeb oraz planowanie rozwoju oprogramowania,
b) zakup i wdrażanie oprogramowania,
c) tworzenie programów komputerowych na potrzeby Urzędu.
2) Nadzór nad eksploatacją oprogramowania.
3) Wdrażanie zagadnień związanych z elektroniczną administracją.
4) Zapewnienie ochrony zasobów informacyjnych znajdujących się w sieci Urzędu.
5) Administrowanie serwerami i bazami danych.
30. Prowadzenia spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych,
31. Prowadzenia rejestru umów zawieranych przez Urząd,
32. Udostępniania gminnego zasobu nieruchomości (wydzierżawianie i użyczenie gruntów ),
33. Prowadzenia spraw związanych z zaopatrzeniem emerytalno – rentowym rolników indywidualnych (umowy, zaświadczenia, zeznania świadków),
34. Dokonywania zakupów towarów i usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu.